La oficina: Equipos y Materiales

INTRODUCCIÓN

La oficina es el espacio que encontramos dentro de una empresa, la cual puede tener varios objetivos pero distintos entre sí. También es conocida como el lugar de la empresa donde la información emitida y recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para el normal desarrollo de las actividades u operaciones que en ella realizan.
 La palabra proviene a latín officium y sus equivalentes en varios idiomas (principalmente lenguas románicas). Cabe notar que no denota necesariamente un lugar, sino una 'oficina (a menudo móvil)' de una persona o aún la noción abstracta de una posición formal (tal como la del magistrado). Roma se puede considerar la primera sociedad que, principalmente debido al rol de la ley, desarrolló una burocracia relativamente elaborada, que no sería igualada por siglos en el oeste sino hasta después de la caída de Roma, incluso revertida parcialmente a causa del analfabetismo, mientras que el este preservó una cultura administrativa más sofisticada, bajo del imperio Bizantino y el Islam.

 Las oficinas en la antigüedad clásica eran a menudo parte de un palacio complejo o un templo grande. Había generalmente un cuarto donde los pergaminos eran guardados y los escribas realizaban su trabajo. Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribanos hacen referencia a la existencia de tales "oficinas". Estos cuartos a menudo son llamados "bibliotecas" por algunos arqueólogos y la prensa en general porque se asocia los pergaminos a literatura. De hecho eran verdaderas oficinas puesto que los pergaminos fueron utilizados para registrar expedientes y otras funciones administrativas tales como tratados y decretos, y no para la escritura o poesía u otros trabajos relacionados a la ficción.

La oficina
Una oficina es generalmente un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica. En toda oficina se maneja un código de políticas de oficina propias.

Características
Como lugar de trabajo, la oficina se debe caracterizar por ser un área cerrada y acondicionada con excelente iluminación, ventilación y disposición adecuada de los materiales que allí se utilizan.
Desde el punto de vista del funcionamiento, la oficina debe cumplir básicamente la función de relacionar las actividades inherentes a la organización y, por otra parte, llevar registro de los acontecimientos que en ella ocurren para así obtener una visión clara de las consecuencias y alcances de estos sobre la marcha del proceso operativo y administrativo de la empresa o institución.
Por lo general, el ambiente de oficina cuenta con equipos, mobiliarios y materiales comunes. Sin embargo, éste se relaciona directamente con el tipo de actividad de la organización, por lo que diferirán en cuanto al equipo y materiales específicos a utilizar.


Equipos y Materiales de Oficina
Equipos y materiales de comunicación:
 Teléfonos: El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales acústicas por medio de señales eléctricas a distancia. Muy parecido al teletrófono.

 Télex: es un dispositivo telegráfico de transmisión de datos, ya obsoleto utilizado durante el Siglo XX para enviar y recibir mensajes mecanografiados punto a punto a través de un canal de comunicación simple, a menudo un par de cables de telégrafo.

 Fax: Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).

 Altavoces: es un transductor electroacústico utilizado para la reproducción de sonido. Uno o varios altavoces pueden formar una pantalla acústica.

Equipos de Reproducción:
 Fotocopiadoras: es un aparato para hacer copias en papel de un documento impreso. Actualmente, están siendo sustituidas por su evolución, los equipos multifunción.

 Máquina de escribir: es un aparato mecánico (primeramente), electromecánico o electrónico, con un conjunto de teclas que, al ser presionadas, imprimen caracteres en un documento, normalmente papel.
Equipo electrónicos: